Grip op projecten en bedrijfsvoering met 5 levels van planning

Projecten plannen en managen is een uitdaging waar elke organisatie mee kampt. Beperkte tijd, strakke budgetten en multidisciplinaire teams maken dit proces complex. Voor projectorganisaties en toeleveranciers van meerdere projecten, is die uitdaging eens zo groot. Hun business is gebaseerd op projecten. De manier waarop zij projecten organiseren, heeft direct impact op hun bedrijfsvoering en het resultaat.

In de praktijk merken we helaas veel frustratie bij deze bedrijven. Ze hebben te maken met pieken en dalen in de planning. De communicatie tussen projecten of afdelingen verloopt stroef. Er is onduidelijkheid over projectprioriteiten in relatie tot het bedrijfsbelang. De gevolgen zijn niet alleen merkbaar in de dagelijks praktijk, ook in het resultaat. Wisselende werkdruk, veel stress, fouten, gemiste deadlines en oplopende kosten zorgen dat de bedrijfsresultaten onder druk komen te staan.

De kern van het probleem? Er is onvoldoende afstemming met andere vitale processen in de bedrijfsvoering. De focus is vaak vooral op het eigen project of de eigen afdeling en per project worden soms verschillende projectmanagementstrategieën gebruikt. Dat gaat misschien nog goed als je één of twee projecten draait, maar niet als je meerdere trajecten hebt lopen én je bedrijf gezond wil houden.
Hoe houd je grip als je meerdere projecten tegelijkertijd moet managen? Hoe verdeel je mensen en middelen efficiënt over verschillende trajecten? Hoe behoud je overzicht? En hoe zorg je voor een gebalanceerde orderportefeuille? Dat is onmogelijk zonder een geïntegreerde en eenduidige aanpak.

De sleutel tot succes is een integrale aanpak waarbij je op elk niveau van de organisatie de juiste afstemming creëert. Een effectieve methode om dit gestructureerd en consistent aan te pakken, is de 5 levels van planning. Dit principe, oorspronkelijk ontwikkeld voor projectmanagement (5 levels of Project Schedules), biedt voor projectorganisaties en toeleveranciers een perfecte manier om alle lagen binnen de bedrijfsvoering te synchroniseren. Zoals de naam al zegt, onderscheidt deze methode vijf planningsniveaus:

1. Strategische planning
2. Projectdefinitie
3. Projectcoördinatieplanning
4. Kortetermijnplanning
5. Werkvolgordeplanning

Op dit niveau gaat het om strategisch projectmanagement; zorgen dat project- en resource management op één lijn zitten met de strategische doelen van de organisatie. Dit betekent een meerjarenplanning opstellen waarin toekomstige projecten zijn vastgelegd. Deze planning bevat hoofdlijnen zoals projectomvang, mijlpalen, budgetten en deliverables. Dit helpt bij het maken van strategische keuzes en haalbaarheidsstudies. De directie is verantwoordelijk voor dit level van planning en de afstemming met teamleiders om resources en KPI’s te bepalen. Een heldere strategische planning draagt eraan bij dat iedereen in de organisatie begrijpt hoe team- en individuele prestaties bijdragen aan het succes van het hele bedrijf.

Op dit niveau begint het interne proces rondom een of meerdere projecten. Input vanuit de markt en van (potentiële) klanten over wensen, eisen en risico’s wordt vertaald naar een gefaseerde projectaanpak, bijvoorbeeld op basis van tijdsperioden, locaties of disciplines (zoals bouw, installatie, ICT). Voor elke fase worden cruciale mijlpalen en vereisten duidelijk gedefinieerd. De commerciële afdeling of het salesteam speelt een sleutelrol als verbindende schakel tussen de externe markt en de interne organisatie. Door proactieve communicatie met zowel klanten als interne teams, zorgen zij ervoor dat alle essentiële informatie en verwachtingen helder zijn, zodat het project in de volgende fase optimaal kan worden uitgevoerd.

De Projectcoördinatieplanning is een gedetailleerde planning van een project op weekniveau, afhankelijk van de omvang en complexiteit. Belangrijke activiteiten zoals engineering, inkoop en uitvoering worden hierin vastgelegd en gespecificeerd. Op dit niveau zijn projectleiders aan zet. Het is hun verantwoordelijkheid om elk project op tijd en binnen budget te realiseren. Ze vertalen de informatie van sales naar een werkbare planning en houden continu de voortgang bij op basis van actuele data. Door af te stemmen met de directie en de uitvoerende teams, zorgen ze dat de operatie soepel verloopt en dat eventuele knelpunten tijdig worden opgelost. Indien nodig, kunnen zij escaleren om de voortgang te waarborgen.

In de Kortetermijnplanning wordt de projectplanning vertaald naar concrete acties op dagniveau voor de komende drie tot acht weken. Hier wordt vastgelegd welk werk de betrokken teams, zoals engineers en productiemedewerkers, moeten uitvoeren. Productieleiders, teamleiders, uitvoerders of afdelingshoofden zijn op dit niveau verantwoordelijk voor het inzetten van de resources en het bewaken van de voortgang. Bij eventuele verstoringen, moeten zij bijsturen of escaleren.

In het vijfde level van planning staat de uitvoering centraal. De teams op de werkvloer, zoals engineers en technici, zijn verantwoordelijk voor de daadwerkelijke productie, assemblage, en montage. Gedetailleerde instructies geven op taakniveau aan wat er op een specifieke dag in welke volgorde moet gebeuren, zodat het project ook in de uitvoeringsfase soepel en volgens de gestelde voorwaarden verloopt. Dat is alleen succesvol wanneer de planningen en beslissingen in de lagen hierboven goed zijn afgestemd.

Deze geïntegreerde projectmanagementaanpak levert aanzienlijke voordelen op. Het resulteert in een efficiënte en gestandaardiseerde projectplanning voor ieder project en gestroomlijnd orderportefeuille management. Dat heeft positieve impact op je hele organisatie:

• beter inzicht in wensen en eisen van klanten;
• beter inzicht in wat er nodig is aan resources;
• betere onderlinge communicatie en meer begrip tussen afdelingen en/of teams;
• betere samenwerking;
• betere verdeling van de werkdruk;
• betere motivatie;
• minder fouten;
• minder uitloop;
• en dus een beter rendement.

De 5 levels van planning bieden een gestructureerde manier om op elk level de juiste beslissingen te nemen en afstemming te creëren. Het zorgt voor overzicht, rust, efficiëntere bedrijfsvoering en betere resultaten. Zo versterkt je uiteindelijk je marktpositie.
 

Het introduceren en invoeren van deze aanpak bij al je teams, vergt vanzelfsprekend ook tijd, aandacht en afstemming. Binnenkort publiceren we een whitepaper waarin we de dieper ingaan op de vijf levels en de vragen die je je kunt stellen om kritisch naar ieder niveau in je eigen organisatie te kijken. Die inzichten zijn de eerste stap naar meer succes met projectmanagement.