Grote projecten en de kunst van het vliegen

Dit opiniestuk verscheen 9 december in Cobouw.

Grote en ingewikkelde bouwprojecten kennen vaak budget- en tijdoverschrijdingen. Telkens ontstaat er discussie over hoe dat toch kan, wie er schuld heeft en wie er moet betalen. Het resultaat is dat partijen minder risico’s aangaan, zich steeds vaker terugtrekken en zich op minder grote projecten richten. Een probleem, want grote projecten kennen daardoor steeds minder inschrijvingen en opdrachtgevers zien zich genoodzaakt om een project op te knippen. Met als mogelijk gevolg dat een project zó complex in elkaar zit, dat bijna niemand het meer overziet en beheerst.

Alleen hoog gekwalificeerd, intelligent personeel, dat bulkt van de ervaring én ook nog verschillende competenties heeft, kan dat nog enigszins. Zo zul je als aannemer in de tenderfase creatief, visionair en vernieuwend dienen te zijn en in de uitvoeringsfase een controlfreak als het gaat om tijd en kosten. Een combinatie van deze eigenschappen kom je eigenlijk nooit in één en dezelfde persoon tegen en toch is dat wat we van deze leiders vragen. En alsof dat niet genoeg is, dienen zij de teams vervolgens ook nog aan de hand mee te nemen door al die fases heen. Dit maakt deze mensen onmisbaar.

Kan het ook anders? Kunnen we processen eenvoudig maken en standaardiseren, zodat alle medewerkers kunnen volgen en zien wat de volgende stap is? Vergelijk het met een piloot in een vliegtuig. Die zit in de cockpit en overziet daar alle processen. Al die processen zijn gestandaardiseerd. Wat de weersomstandigheden ook zijn; hij houdt overzicht en kan het vliegen makkelijk overdragen aan een ander die de standaard processen kent.

De vraag is dus: Kunnen we bouwprocessen standaardiseren, los van wat je aan het maken bent? Zoals een piloot overal heen kan vliegen ongeacht de omstandigheden. In één ruimte ziet hij de route die hij aflegt, snelheidsmeters, communicatiemiddelen, de werking van alle systemen, brandstofpompen, de boardradio et cetera.

Voor grote projecten is de oplossing dat de belangrijkste betrokken partijen samen een standaard ontwikkelen. Op zo’n manier dat het proces voor iedereen iedere dag te volgen is. Dat kan met het format van een Obeya (letterlijke vertaling: grote ruimte). In de Obeya maak je alle standaardprocessen visueel. Er zijn dashboards aanwezig waarop je het proces kunt volgen. Je vindt er een roadmap; een routekaart met planning. Je vindt er iedere dag alle informatie over alle uithoeken van het project, zowel in de voorbereiding als in de uitvoering. Deze zijn zó eenvoudig te lezen, dat de leiders en teamleden eenvoudig kunnen bijsturen. Ook zijn zij zonder al te lange inwerkprocedure te vervangen.

Het kost wel even moeite en tijd om met elkaar een Obeya te maken. Als je dat doet, heb je er gedurende de hele looptijd van het project wel heel veel plezier van. Het helpt om het proces voorspelbaar en betrouwbaar te maken. En als je weet hoe het werkt wil je er misschien wel weer veel meer van. Zo zouden de grote bouwers wellicht zomaar weer willen kiezen voor de grote projecten.

Maar ja, bouwen is geen vliegen. Of toch wel?

Dick van der Vaart