Jan-Dirk van de Laar
Een project succesvol managen, is vaak al een behoorlijke uitdaging. Je hebt te maken met meerdere partijen, budgetten, deadlines en in bijna alle gevallen met onverwachte factoren tijdens de uitvoering. Dat loopt dan ook niet altijd lekker. Laat staan dat je dagelijks meerdere projecten te realiseren hebt. Hoge werkdruk, faalkosten en vertraging zijn helaas gewoon geworden bij veel installatiebedrijven, met stress en tegenvallende resultaten als gevolg. Dat kan niet alleen anders. Het moet ook anders. Dit is namelijk niet vol te houden in een veeleisende markt.
Het probleem is dat er eigenlijk alleen puur op het project gefocust wordt. Elk project wordt aangepakt alsof het op zichzelf staat. En afdelingen stemmen onvoldoende onderling af. Zo kan het zomaar gebeuren dat Sales meer projecten heeft aangenomen dan de buitendienst aankan. Hoe kun je dit voorkomen? Hoe zorg je voor een betere afstemming van projecten, planning en resources?
Een gestructureerde aanpak
De oplossing is een gestructureerde aanpak voor het kiezen en plannen van projecten op de verschillende niveaus in je organisatie. Ieder niveau adresseert een ander aspect van projectmanagement in onderlinge afstemming met elkaar en alle betrokkenen. Op die manier ben je als organisatie in staat om het plannen en realiseren van projecten, je bedrijfsvoering en je langetermijnvisie in balans te brengen.
Niveau 1: Strategische planning (lange termijn)
Zorg dat de strategische richting van je organisatie en de doelen die je wil bereiken, helder hebt. Doe je dit niet, dan verlies je capaciteit aan projecten die niet daaraan bijdragen en uiteindelijk drukken op je resultaat.
TIP
Stel duidelijke doelen die aansluiten bij de langetermijnstrategie en zorg dat deze helder zijn voor iedereen in de organisatie.
Niveau 2: Programma- en portfolioplanning
Op niveau 2 vertaal je de strategie naar programma’s en een projectportfolio met projecten die passen bij jullie ambities. Dat helpt om prioriteiten te stellen en te bepalen hoeveel middelen aan elk project worden toegewezen.
TIP
Beoordeel elk project kritisch op basis van de bijdrage aan de strategische doelen. Durf nee te zeggen tegen projecten die onvoldoende aansluiten en daardoor vaak meer kosten dan opleveren op de lange termijn.
Niveau 3: Projectfaseringsplanning
Op niveau 3 zoom je in op individuele projecten en de fasering daarvan. Je splitst projecten op in verschillende fases. Voor elke fase definieer je doelen, deadlines en deliverables. Zo is voor iedereen duidelijk wat er opgeleverd moet worden en zijn projecten beter beheersbaar.
TIP
Houdt met het faseren rekening met andere lopende projecten om te voorkomen dat de beschikbaarheid van middelen in het gedrang komt.
Niveau 4: 6-weken planning
Op niveau 4 plan je het uitvoerende werk zes weken vooruit: wie doet wat op welk moment? Dat zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden en taken waarbij de mensen op de vloer weten wat ze moeten doen en zelfstandig aan de slag kunnen om de gewenste kwaliteit te leveren.
TIP
Houd wekelijkse overleggen om de voortgang te bewaken en eventuele knelpunten tijdig te signaleren zodat je kunt bijsturen voordat het ontspoort.
Versterkend effect: beter bedrijfsresultaat
Het bewust toepassen en afstemmen van deze niveaus, heeft een versterkend effect. Duidelijkheid en grip op het ene niveau zorgen voor voor meer duidelijkheid en grip op het volgende niveau. Daardoor is er minder stress, minder falen en minder uitloop. Het resultaat is meer succes in de uitvoering. En meer succes in de uitvoering van projecten, levert een beter bedrijfsresultaat op.
Ben je benieuwd hoe je een aanpak zoals deze invoert en waar je het beste kunt beginnen?
Jan-Dirk van de Laar blogt als expert voor installatie.nl waar dit blog op 24 september 2024 verscheen.
