Bespaar tijd en voorkom frustratie met visualisatie

Stel je voor: je hebt bij Ikea een kast gekocht die je zelf in elkaar wilt zetten. Als je thuiskomt en de handleiding uit de verpakking pakt, ziet die er anders uit dan je gewend bent. In plaats van plaatjes, staat er alleen tekst. Alle kastonderdelen zijn genummerd en er staat beschreven welk onderdeel je op welke manier met welke verbindingsmiddelen moet monteren. Wat zou je doen? Zou je verontwaardigd bij Ikea reclameren? Of zou je vol goede moet beginnen aan de montage van de kast? Ik durf te gokken dat je halverwege dan alsnog gaat reclameren. Het kost zo veel meer moeite om een tekstuele instructie snel een eenvoudig te begrijpen, terwijl een goede visualisatie in één oogopslag duidelijk kan maken wat de bedoeling is.

Toch zien ik dat er nog in veel situaties geen gebruikgemaakt wordt van visualisaties. Met veel frustratie en verspilling als gevolg. Denk bijvoorbeeld aan een vliegticket met beschrijvingen en kleine lettertjes en codes. Waarom kan dat niet visueler? 

Of de kasten en lades met tools die ik nog op veel werkplekken zie. Het is toch zonde dat we eindeloos veel tijd kwijt zijn aan het zoeken van de nietmachine, de juiste schroevendraaier of de kitspuit. Dat kan toch in één oogopslag helder zijn. Dat scheelt je dan tijd én een brok frustratie.

Visualisaties kunnen ook helpen bij de onduidelijkheid die bij veel teams bestaat met betrekking tot de status van de planning, de geleverde prestaties, de lopende innovaties en ieders taken in het team. Het zorgt voor veel onbegrip en het schaadt de motivatie. Bovendien kost het veel tijd en energie om in vaak ellenlange gesprekken de beeldvorming op elkaar af te stemmen. Dat is toch niet nodig?

Ik merkt dat er in de praktijk twee veel voorkomende drempels zijn om daadwerkelijk te visualiseren wat gevisualiseerd kan worden. Vaak zijn mensen zo gewend geraakt aan de manier waarop iets is geregeld, dat ze niet doorhebben dat het handiger en visueler kan. Helaas merk ik ook dat hun ego soms een drempel opwerpt. Dat klinkt dan ongeveer zo: "Het is hier toch geen kleuterschool?" Het enige wat ik dan kan zeggen is: “Nee, zeker niet en juist daarom wil je dat je je tijd en denkkracht niet hoeft te besteden aan de vraag of de nietjes op voorraad zijn. Je wil je kostbare tijd toch veel liever besteden aan activiteiten waar je blij van wordt? Mooie producten maken, klanten helpen, lastige vraagstukken oplossen”

Hoe zit dat bij jou op het werk? Ben je veel tijd kwijt met zoeken naar spullen die je nodig hebt of met het afstemmen van planning en afspraken? Dan is het tijd om te gaan visualiseren, want als je het niet in één keer ziet, dan werkt het niet! Dus kijk eens om je heen. Wat zouden jullie visueler kunnen maken?
 
Veel werkplezier!

 
PS: Als je het leuk vindt om te zien hoeveel misverstanden er kunnen ontstaan als een instructie niet visueel is gemaakt, kijk dan naar deze video van de 'exact instructions challenge'.