Sjonge wat een bizarre tijd is dit… Ik ben als persoon en als ondernemer weer flink door de curve van Kübler-Ross gegaan. In het begin ontkenning, daarna boosheid en inmiddels ben ik in de fase waarin ik serieus aan het nadenken ben over de nieuwe werkelijkheid. Terwijl we allereerst moeten zorgen dat iedereen gezond blijft, ben ik natuurlijk ook bezig om proberen te begrijpen welke effecten deze tijd heeft op ons dagelijkse leven. En iets wat me bezig houdt is de simpele vraag: hoe houd ik 1,5 meter afstand? En hoe werkt een organisatie op 1,5 meter afstand?
 

De consequenties zijn op mensniveau vaak heel vervelend. We kunnen niet even iemand een schouderklopje geven of een knuffel en in sommige gesprekken voelt de 1,5 meter afstand te afstandelijk. Andere consequenties van deze regel zijn prima te overzien en over het algemeen goed te organiseren. We houden afstand tijdens de lunchpauzes, we passen de routing op de toiletten aan, de bedrijfsrestaurants werken met verpakte producten, et cetera. Maar als ik kijk naar de meeste kantoren, dan kom ik tot de conclusie dat de werkplekken en overlegruimtes helemaal niet ingericht zijn op deze afstand. Praktisch gezien zijn er dus echt aanpassingen nodig om het dagelijkse werk te doen en met collega's te overleggen.

Manier van werken aanpassen

Om deze praktische bezwaren te overbruggen is enerzijds werken in shifts een oplossing. Zo hoeven er simpelweg minder mensen tegelijkertijd van dezelfde vierkante meters gebruik te maken. Anderzijds gebruiken we digitale hulpmiddelen, waardoor het mogelijk is om te overleggen op (meestal meer dan voldoende) afstand. 
 
Tijdens de eerste weken op deze manier werken voelde het nog als een noodoplossing. Ik schat echter in dat beide vormen voorlopig blijven en door elkaar gebruikt blijven worden. Dat betekent dat we onze manier van werken en de systemen die we gebruiken hierop gaan aanpassen.
 
Planningsborden, flowborden en scrumborden worden gedigitaliseerd en bij onze Daily Stand meetings bellen we dagelijks in met deze borden op ons scherm. We wennen eraan dat iedereen één voor één het woord krijgt om een update te geven over zijn/haar werk en praten veel minder door elkaar (eindelijk! ;-)).

Werken in shifts

Wanneer we in shifts werken, worden de teams per shift kleiner. Er is, met geen of nauwelijks overleg, een goede overdracht van de ene shift naar de andere. Voordat een shift begint is er een korte Daily Stand om samen te kijken naar de situatie die we aantreffen. Daarvoor gaan we nog meer gebruik maken van visualisaties in processen en op werkplekken, zodat zaken geen uitleg nodig hebben. We volgen de standaard, zodat onze collega's makkelijk door kunnen met ons werk en houden onze planning en KPI's goed bij, zodat de volgende shift in één oogopslag kan zien wat de aandachtspunten zijn. En na de Daily Stand hebben de teamleiders een soepele escalatie van de onderwerpen waarbij de hulp van de leidinggevenden in de organisatie nodig is.

Zie de voordelen

Kortom: deze tijd noopt ons om op een Lean & Learn manier samen te werken. Wanneer we de basic stability voor elkaar hebben, zullen we merken dat deze nieuwe manier van werken goed, soepel en op een beheerste manier zal verlopen. We gaan de voordelen van digitaal massaal toepassen. En…  over een aantal maanden kunnen we elkaar ook weer een gepaste knuffel geven!
 
Ik sluit me aan bij Herbert van der Heijden (een van onze klanten en eigenaar van Van der Heijden) die laatst zo mooi op Linkedin vermeldde dat we onze ogen niet moeten sluiten voor de consequenties van de crisis, maar dat er ook zoiets is als een self-fulfilling prophecy wanneer we massaal roepen dat er enorme economische gevolgen zullen volgen. Laten we ons aanpassen en intussen positief blijven!    

Ik maak graag tijd om eens samen te sparren over hoe jullie 'anders werken' en dat mogelijk ook vast kunnen houden in de toekomst. 

Stuur Erik een e-mail