Lean Plannen op afstand. Kan dat wel?

Ben je net lekker op stoom om een aantal gemotiveerde projectteams te begeleiden bij het Lean Plannen, komt de boodschap dat samenkomen in groepen niet meer mogelijk is. Normaal gesproken komt het hele team samen om in één ruimte met elkaar de planning te maken voor de komende periode. Eigenlijk wil je het ook niet anders. Het is namelijk voor de volledigheid en draagkracht van de planning essentieel. Iedereen kan input geven, acties formuleren en deze op de planning plakken. Zo zorgen we dat het letterlijk een planning van het team zelf wordt. Hoe doe je dat nu we zoveel mogelijk thuis moeten werken, met niet meer dan drie mensen bij elkaar mogen zijn en vooral anderhalve meter afstand moeten houden?

Ik hoor van een aantal projectteams dat ze het Lean Plannen even on hold zetten. Ze hebben nu meer acute zaken aan hun hoofd. Buitenlands personeel is naar huis, bouwmaterialen blijven steken bij de grens en de algemene productiviteit daalt door de maatregelen. Sommige bouwplaatsen zijn helemaal gestopt. Een begrijpelijke reactie. Toch is het juist nu belangrijk om grip te houden op de planning. Voor veel van deze projecten verschuift de opleverdatum (nog) niet. Dus ondanks de huidige belemmeringen, wil je straks toch die opleverdatum kunnen halen. En Lean Plannen helpt daar juist bij. Daarom heb ik samen met de projectteams gekeken hoe we dit in de huidige situatie konden vormgeven.

Normaal gesproken verzorg ik tijdens de voorbereidende sessie een presentatie over de essentie van Lean Plannen. Ik gebruik dan een flipover om de agenda en het stappenplan op te noteren, mogelijke batchverdelingen te schetsen en de aandachtspunten vast te leggen. Dat vroeg dus even wat creativiteit en voorbereiding van mij. Nu heb ik hiervoor een PowerPoint presentatie gebruikt. Vervolgens hebben we online overleggen met Microsoft Teams belegd waarin ik mijn verhaal deelde. Dat blijkt uiteindelijk prima te doen.

In de vervolgstap waar we alle werkzaamheden op elkaar afstemmen, bleek het toch lastiger om dit online te doen. Dat is vaak een taaie sessie. Goede voorbereiding is ook in dit geval erg belangrijk. Op één van de projecten hadden alle partijen alle input van tevoren goed voorbereid. Ieder belde vanuit zijn eigen kantoorlocatie of huiskamer in en één teamlid deelde de lijst met werkzaamheden op zijn scherm. Gezamenlijk namen we de lijst door en feedback werd meteen aangepast. Eenmaal goed en wel in de meeting was iedereen hier zo aan gewend, dat het leek alsof we allemaal bij elkaar in één ruimte zaten. Mijn rol was ook als vanouds: de structuur bewaken en zorgen dat het team niet teveel in discussies belandt.

De grootste uitdaging zit in het plakken van de post-its zelf. Dat kan nu eenmaal alleen maar fysiek. Daarvoor kwam het projectteam zelf met een creatieve oplossing. Het principe van Lean Plannen dat dit gezamenlijk gebeurt, moesten we dan wel een beetje oprekken. Om de groep tijdens de plaksessie zo klein mogelijk te houden, besloten we de partijen één voor één bij de planvellen uit te nodigen. Eerst de ondersteuningsconstructie, daarna de bekisting en ten slotte de wapening. Gelukkig hadden alle partijen zich goed voorbereid in de afstemsessie. De werkvolgorde en de tijdsduur per activiteit waren vooraf al bekend. De werkvoorbereider hield de grote lijn in de gaten en de partijen kleurden het plaatje verder in. Zij waren dus fysiek met zo’n 3 à 4 personen in de vergaderzaal aanwezig en ik begeleidde hen via het smart screen. Dat ging verrassend goed. “Al maakte één van de teamleden op een gegeven moment de grap: “Kan zij niet even uit?” Haha, de techniek laat het toe, maar ik ben er natuurlijk niet voor niks bij ;-)

De Daily Stand gaat op de meeste bouwprojecten waar mensen toch al fysiek aanwezig zijn ‘gewoon’ door, zij het met anderhalve meter onderlinge afstand. En dat is ook belangrijk. Juist nu is het goed om elkaar regelmatig te spreken om werkafspraken te maken en af te stemmen. Teams die niet fysiek op dezelfde plek aan hetzelfde product werken, kunnen de Daily Stand ook prima op afstand doen.Het helpt daarbij als je een vaste agenda of script hebt. En zorg dat één teamlid wel bij de fysieke planning is, zodat hij/zij de voortgang ook kan afvinken.

Al met al lukt het dus best aardig om op afstand een Lean planning vorm te geven. Zolang alle partijen zich goed voorbereiden. Als je me dat een paar weken geleden gevraagd zou hebben, zou ik daar nog sceptisch op gereageerd hebben. Het is natuurlijk niet de ideale situatie. Je mist toch echt de energie en directe interactie tussen de verschillende partijen die juist zo belangrijk is bij Lean Plannen. Ik vind het wel mooi om dit zo ervaren te hebben en te zien dat we met elkaar kunnen leren en creatieve oplossingen kunnen bedenken in uitdagende situaties.

Ik ben dan ook benieuwd naar jullie ervaringen. Zijn er digitale tools die op een ‘Lean&Learn’ manier’ de plaksessie voor Lean Plannen op afstand ondersteunen? Hoe houden jullie grip op de planning en zorgen jullie dat alle partijen betrokken blijven? Gaat het naar wens of is het toch lastig? Misschien kan ik je vanuit mijn ervaring een stukje op weg helpen!