Ronald Aalbersberg
Dit artikel is geschreven door Alinda Wolthuis en verscheen in vakblad LABinsights, februari 2020.
Ziekenhuislabs die niet 'lean' werken benadelen patiënten en professionals, kunnen de samenleving geld kosten en maken zichzelf kwetsbaar, stelt adviseur Ronald Aalbersberg. "Lean is een kans om sneller, beter en goedkoper tot goede uitslagen te komen."
“De lean-filosofie kun je toepassen op iedere werkomgeving en ieder werkproces, hoe klein of groot ook. De laboratoriumwereld verschilt daarin niet veel van andere organisaties; de dynamiek is vergelijkbaar. Eigenlijk komt het erop neer dat een organisatie die lean werkt, de waarde van haar werk voor de klant maximaliseert en verspilling vermijdt: wat nodig is wordt in één keer goed gedaan, wat overbodig is geschrapt of aangepast. Denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan wachttijden, overdreven grote voorraden, onlogische indelingen van laboratoria of aan het verspillen van talent: laat mensen geen werk doen dat ze niet met plezier doen, niet kunnen of dat hun kwaliteiten niet benut.
Als we kijken naar medische laboratoria, dan valt me op dat tijd en energie beter ingezet kunnen worden. Een belangrijke reden is de batchgewijze analyse: patiëntenmaterialen komen binnen, worden verzameld en eens in de zoveel tijd wordt een analyse ingezet. Soms staan materialen dagen in de koelkast en moeten patiënten en professionals dagen wachten op de uitslag. Dat kan vaak anders. Ik heb zelf gewerkt in een medisch microbiologisch en immunologisch ziekenhuislab waar we 80% van de bepalingen in bloed volgens de One Piece Flow-systematiek bleken te kunnen verwerken: materiaal komt binnen, gaat direct het proces in en een paar uur later is de uitslag beschikbaar voor de arts. Onze gemiddelde verwerkingstijd van immunologische monsters daalde van 65 naar 3 uur!
One Piece Flow heeft méér voordelen. Zo daalt de kans op fouten bij een kortere doorlooptijd. Bovendien: als je batchgewijs werkt en er gáát iets fout, dan kun je de hele batch verliezen. Als je met random access apparatuur werkt, voer je de kwaliteitscontrole vóóraf uit. Ook zijn er minder pieken en dalen in de workflow, wat rust brengt in het lab. Het aantal processtappen daalt doordat monsters niet meer opgeslagen worden en er is minder opslagruimte nodig in het lab. Je kunt je afvragen waarom niet alle labs onmiddellijk overschakelen op One Piece Flow, maar daar zijn natuurlijk redenen voor. Met de batchgewijze werkwijze verkrijg je zeker óók goede uitslagen en je wacht een natuurlijk moment, zoals een verbouwing, af voordat je investeert in de random access apparatuur die nodig is voor One Piece Flow. Maar deels is het ook gewoonte of onverschilligheid: men houdt vast aan de traditionele werkwijze of maakt zichzelf wijs dat One Piece Flow duurder is. Ja, de apparatuur kost (nog) iets meer, maar je bespaart op fouten, werktijd en ruimte. Als je de integrale kostprijs berekent, is One Piece Flow niet duurder dan batchgewijze productie. Het is natuurlijk ook niet voor niets dat je in commerciële labs vaak al One Piece Flow-processen ziet. Zorglaboratoria moeten oppassen dat ze zich niet uit de markt prijzen.
Tegelijkertijd is One Piece Flow niet meer dan een instrument om je lab lean te runnen. En het lab is maar één schakel in de hele keten: je moet de hele waardestroom – van het binnenkomen van de patiënt tot diens vertrek uit het ziekenhuis – lean maken. Alleen dan zet je het beste resultaat neer voor de patiënt en de organisatie. Dus moet je de hele organisatie mee zien te krijgen. Dat is heel moeilijk. Raden van Bestuur vinden het prachtig om een concreet succes naar buiten uit te venten, maar omarmen de lean-filosofie en -methodieken vaak niet écht. Lean is geen eenmalige ‘truc’; het gaat om continue verbetering. Er moet een cultuur ontstaan waarin leidinggevenden een coachende rol op zich nemen en medewerkers actief na blijven denken over veranderingen en verbeteringen. Een cultuur waarin zorgprofessionals zich ervan bewust zijn dat ze zelf invloed hebben op de processen. De implementatie van zo’n cultuur is zeer intensief, met alles wat daarbij komt kijken: analyse en optimalisatie van processen, het investeren in mensen en faciliteiten en het veranderen van geldstromen. Het is ook een zaak van lange adem. Het goede nieuws is, dat zorgmedewerkers zeker tot verandering bereid zijn als ze zien dat de patiënt er baat bij heeft. Daar ligt de sleutel tot het verhogen van de efficiency, effectiviteit en kwaliteit. Pak de handschoen op; ga gewoon lean werken en maak de zorg goedkoper!”
Bekijk de pdf van het artikel uit LABinsights:
