Op de marketingafdeling is plannen niet zo makkelijk. Heb je net alle taken op een rijtje, word je afgeleid door verzoekjes uit de organisatie. Op de administratie staan de eerste maanden van het jaar nagenoeg geheel in het teken van de financiële jaarstukken en is er nauwelijks tijd voor andere vragen. Om een factuur van een leverancier betaald te krijgen, ben je drie keer op een neer aan het mailen voor de goedkeuring. En personeelszaken probeert tussen de aannameprocedure van nieuwe collega’s door, de opleidingen voor andere collega’s te accrediteren. Herkenbaar?

Dit soort situaties komen we in de praktijk vaak tegen. Met alle frustraties van dien, bij de eigen afdeling en bij de rest van de organisatie. “Ze verstoren het proces” en “kosten geld in plaats van dat ze geld opleveren” of “het belang van ons werk wordt onderschat.” Dat komt de motivatie, de onderlinge samenwerking en, aan het einde van de rit, de klant zeker niet ten goede.

Staf is onmisbaar

Ook al werk je als stafafdeling niet aan het primaire proces, jouw werkzaamheden en dat wat je oplevert, zijn onmisbaar. Zonder dat marketing de juiste productinformatie op de website of in de brochure zet, kan de afdeling verkoop zijn werk niet goed doen. Als de administratie de facturen niet op tijd betaalt krijgt afdeling inkoop te maken met leveringsuitdagingen. En als personeelszaken die nieuwe collega niet op tijd kan aannemen, kampt productie nog een maand langer met capaciteitstekort.

In een organisatie als geheel werk je allemaal voor dezelfde klant en heb je hetzelfde doel: de klant zo goed mogelijk bedienen zodat je als organisatie de gewenste resultaten behaalt. Binnen de organisatie ben je van elkaar afhankelijk om dit proces richting de klant zo soepel mogelijk te laten lopen.

Van der Heijden: zonder vast ritme, gestructureerd plannen en continu verbeteren

"Wij werken al jaren met LearningWaves samen. Inmiddels zijn we een echte lerende organisatie. We geloven in elke dag beter, door samen slimmer en zo ook sneller te kunnen werken. Op onze Marketing- en Communicatieafdeling werken we volgens een jaarkalender waarin al onze taken verdeeld over het jaar worden weergegeven.

Bij ons vak is (en blijft) het zo dat er ad hoc werk op je afkomt. Denk aan een verzoek om een presentatie met een zeer korte deadline of een nieuwtje dat direct moet worden verspreidt. Toch hebben we onder de coachende leiding van trainer Brigit Kole meer structuur weten aan te brengen in de werkprocessen. Zo houden we voortaan een Daily Stand op vaste momenten aan de hand van een vaste agenda. Het geeft binnen een kort tijdbestek inzicht in iemands ‘state of mind’ én de werkplanning. Erg handig gezien onze afdeling bestaat uit drie parttimers.

We hebben voor de Daily Stand ons eigen script op maat gemaakt. Zo nemen we ook de contentplanning en de extra bijgekomen taken voor onze afdeling door. Dat laatste is nu nog nodig. We willen ook afdelingoverstijgend efficiënter gaan werken. Dan worden onvoorziene werkzaamheden ook minder.

Brigit introduceerde ook de Innovatiemonitor. Dankzij deze ‘monitor’ pakken we, ondanks de drukte (van de waan van de dag), tóch ook innovaties op. Dat zijn vaak de zaken die geen spoed hebben en wél voor verbetering zorgen in product, proces of naamsbekendheid. We realiseren op die manier in kleine stapjes innovaties die op onze verlanglijst staan. Zo zie je dus dat we ondanks dat er niet echt een vast ritme in onze werkzaamheden zit, toch echt gestructureerd kunnen plannen en zelfs continu verbeteren."

Wendy Brans, communicatiemedewerker - Van der Heijden bouw en ontwikkeling

Inzicht voorkomt frustratie

De belangrijkste reden waarom planningen lastig zijn of uit de pas lopen en er frustraties ontstaan, is gebrek aan inzicht. Op veel stafafdelingen is onvoldoende inzicht in:

  • de (eigen) werkzaamheden en de frequentie ervan;
  • de afhankelijkheid van andere collega’s.

De Lean & Learn aanpak lost dit voor je op.

Je denkt misschien dat Lean plannen alleen werkt in bouw- of productieprocessen. Niets is echter minder waar. De werkzaamheden op een stafafdeling zijn net zo goed een proces. De collega’s in het primaire proces zijn jouw klanten. Als je met dat gegeven naar je werkzaamheden kijkt en ze in kaart brengt, maak je inzichtelijk wat er wanneer precies nodig is om bij te dragen aan het proces richting de klant. Wat zijn repeterende werkzaamheden? Hoeveel ruimte is er nodig voor onvoorspelbare vragen? Kun je onvoorspelbaarheid beperken door bijvoorbeeld de afstemming met andere afdelingen anders in te richten? Wat heb jij van hen nodig en wat hebben zij van jou nodig?

Met die informatie kun je wel een heldere planning maken die:

  • aansluit bij de behoefte van andere collega’s;
  • jouw eigen collega’s én andere collega’s duidelijkheid geeft over de werkzaamheden;
  • de werkdruk en capaciteitsbehoefte voorspelbaarder maakt;
  • in één oogopslag de status van lopende zaken weergeeft.

Dat zorgt niet alleen voor houvast en een prettigere manier van werken op je eigen afdeling. Het zorgt ook dat je fijner kunt samenwerken met andere collega’s. Jullie zijn beter op elkaar ingespeeld en bij onverwachte zaken, kun je snel en makkelijk laten zien wat de impact daarvan is.