Werkwijze als strategische sterkte

In 2012 wilde Mertens Bouwbedrijf meedoen aan een aanbesteding voor een school en sporthal in Arnhem. Een van de eisen was: werken volgens de Lean methode. Eric Smeets, directeur Mertens Bouwbedrijf en Leo Janssen, Hoofd Bedrijfsbureau, hadden nog geen idee wat dat precies inhield. Na enig deskresearch en met wat bluf, besloten ze in te schrijven. Ze wonnen. “Dat betekende dat we aan de bak moesten. Zo kwamen we in contact met LearningWaves. Het project hebben we uiteindelijk in tien maanden opgeleverd in plaats van de geplande zestien maanden. We hebben er zelfs het NOS nieuws mee gehaald”, vertelt Eric enthousiast.

“En toen waren we om en hebben we doorgepakt. Inmiddels werken we niet anders meer. De Lean & Learn aanpak is een belangrijk onderdeel van onze bedrijfsstrategie geworden. Dat heeft ons geen windeieren gelegd. We zijn gegroeid van 35 miljoen naar ruim 60 miljoen omzet per jaar en dat met nagenoeg hetzelfde aantal mensen. Vaak hebben we de projecten voor het uitkiezen omdat we inmiddels in elke bouwsector meer dan genoeg referentieprojecten hebben.”

“We krijgen kansen en kunnen projecten aannemen waarvoor we vroeger niet in aanmerking gekomen zouden zijn. Mooie voorbeelden daarvan zijn het Theater aan de Parade in Den Bosch en het nieuwe zwembad De Tongelreep in Eindhoven. Die laatste is ons gegund op basis van onze aanpak, waarbij aantoonbaar kunnen inzetten op kostenbeheersing. We doen eigenlijk geen projecten meer onder de 3 à 4 miljoen. Bovendien zijn we kritischer geworden in de projecten die we aannemen en de partijen waarmee we samenwerken. Bij voorkeur werken we nu samen met partijen die ook al bekend zijn met deze manier van werken of het op z’n minst willen omarmen. De ervaring heeft ons geleerd, dat het niet bevorderlijk is voor het succes van een project als er partijen zijn die strikt vast blijven houden aan hun eigen belang.”

Leo kan dat beamen. “Bij elk project heb je te maken met verschillende partijen, zoals de opdrachtgever, de architect, het managementbureau en de installateurs. Die hebben ook allemaal hun eigen belang. We hebben vrij snel door wanneer het projectbelang niet bij iedereen voorop staat of de weerstand te groot is. Tegenwoordig kiezen we er dan voor om niet mee te doen. We willen niet alleen meedansen voor de show. Gelukkig kunnen we ons dat permitteren.”

Mertens start elk project met een gezamenlijke kick-off die uit een tweedaagse workshop bestaat waarbij alle betrokken partijen kennismaken met de werkwijze en een eerste aanzet maken voor de gezamenlijke planning. “Die staat standaard in ons plan van aanpak voor ieder project en het levert ons punten op bij een aanbesteding. We kaarten dit ook meteen aan bij de eerste kennismaking met de verschillende partijen en prikken zo snel mogelijk een datum”, aldus Eric. “Het is belangrijk dat iedere partij en alle lagen betrokken zijn.”

“Zo’n bijeenkomst legt meteen de fundering voor het team”, legt Leo uit. “Dan is het belangrijk dat iedere partij en alle lagen betrokken zijn en met name ook een vertegenwoordiging van de uitvoerende vakmensen. De uitvoerende professionals op het werk zijn namelijk degene die het direct merken als er iets niet goed loopt. En dat heeft effect op de werkdruk en het plezier. Door hen inbreng te geven, vergroot je de betrokkenheid én het levert vaak waardevolle inzichten op over zaken die op hoger niveau niet altijd in beeld zijn. Als we verder de projectleider en uitvoerend voorman mee hebben, dan is de basis voor succes gelegd.

We zorgen voor inzicht in elkaars werk en de processen, luisteren naar verschillende meningen, tackelen al eventuele problemen en leggen de basis voor de faciliteiten die nodig zijn. Door zo samen het project te starten, ontstaat er een positieve vibe. Wat daarbij natuurlijk enorm helpt, is dat al onze eigen mensen inmiddels overtuigd zijn van deze aanpak. Hun enthousiasme werkt aanstekelijk.”

Deze methodische aanpak is bij Mertens zelfs herkenbaar in de bouwketen die al standaard zijn uitgevoerd met wanden met voorbeplakte lege planningen. Eric vertelt dat Lean Plannen inmiddels een tweede natuur is. “Onze professionals op de bouwplaats stemmen gezamenlijk de planning af en plakken de Post-it’s voor een afgebakende periode van ongeveer zes weken. Daar is ook best wat tijd en energie in gaan zitten. In het begin stonden Leo en ik als roependen in de woestijn. Aangestoken door dat eerste grote succes, wilden we voortaan bij elk project zo werken. Maar nog niet iedereen was zo ver. Mensen moeten eerst zelf succes ervaren om overtuigd te raken.”

Verandering roept weerstand op. Dat ervaarden ook Eric en Leo in de praktijk. “Wij wilden in het begin misschien ook wel iets te snel”, geeft Leo toe. “We maakten dagplanningen, zonder een overall planning. Het werd al snel duidelijk dat onze professionals meer context, duidelijke uitleg en begeleiding nodig hadden. Dus zijn we het toch iets meer stap-voor-stap gaan benaderen. De invoering van de Daily Stand is daarbij essentieel geweest. Met die overlegstructuur hebben we de uitvoerders meegekregen. Tegenwoordig wil niemand meer anders. Iedereen is beter op de hoogte van de stand van zaken en lopende acties. Als we nu een project starten, staat de Lean & Learn bril al op.”

^{Lees verder na de foto.}

Volgens Leo en Eric is ‘zien, ervaren en leren’ het devies als je anderen van deze aanpak wil overtuigen. “Wij wisten na die eerste ervaring wat het ons én onze klanten oplevert. Onze eigen mensen lieten we dit gaandeweg ervaren en zo leerden ze de kneepjes van deze aanpak. Het is belangrijk om dat te faciliteren met trainingen en coaching on the job”, benadrukt Leo. “Het uitdragen en bewaken van onze werkwijze in de gehele organisatie is een belangrijke taak voor  mij als Lean & Learn coach. Als we een team vormen voor een nieuw project, dan zorgen we er altijd voor dat zo’n team voor 75 tot 80 procent bestaat uit collega’s met Lean & Learn ervaring. Zo leren collega’s ook van elkaar.”

“En nieuwe klanten nemen we gewoon mee naar de bouwplaats”, vult Eric aan, “daar kunnen ze met eigen ogen zien hoe onze aanpak werkt en horen wat een opdrachtgever ervaart. Seeing is believing. Dat is de beste promotie die er is.”

Mertens startte ruim 140 jaar geleden als familiebedrijf en groeide uit tot een innovatieve specialist in de utiliteitsbouw. Mertens concentreert zich op vijf pijlers: onderwijs, zorg, sport, overheid en bedrijven. Bekende projecten zijn: Theater aan de Parade in den Bosch, Huis voor de Stad in Helmond, MECC in Maastricht, Musis Sacrum in Arnhem.

Dit artikel verscheen eerder in Hudan, ons relatiemagazine. Daarin staan meer klantverhalen over onze aanpak en tips.