Voorjaarsschoonmaak in je installatiebedrijf

We hebben er even op moeten wachten, maar eindelijk hebben we een beetje voorjaar kunnen ervaren. En dan begint het weer te kriebelen om eens goed met de bezem erdoor te gaan. Ondanks dat ik vorig jaar echt de garage had opgeruimd, is die nu toch weer een puinhoop. Voordat ik dus aan de slag kan met de buitenboel, ben ik eerst een dag kwijt om me door die puinhoop te werken op zoek naar het juiste gereedschap. Ondertussen komt mijn vrouw terug van het tuincentrum met een zwik aan nieuw tuinspul dat we nu dus dubbel hebben. En het lijkt wel of de installatiebedrijven waar ik kom, ook met een soort voorjaarsschoonmaak bezig zijn. “Of ik kan helpen met de processen afstoffen en in kaart te brengen”, is de vraag.

“We werken keihard, de resultaten zijn wel goed en toch hebben we het idee dat er ergens iets niet lekker loopt.” “Niet lekker loopt”, blijkt dan zachtjes uitgedrukt als ik met de mensen op de werkvloer praat. Daar lijkt het meer op dooie bladeren vegen, terwijl er een westenwind staat. Medewerkers werken zich drie slagen in de rondte om het werk af te krijgen en hebben het gevoel dat ze de helft opnieuw moeten doen.

Dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn. En dat er ‘iets niet lekker loopt’, is daarmee overduidelijk. De vraag is alleen: Wat loopt er dan precies niet lekker? Waar gaat het mis? Zijn taken onduidelijk? Is de planning niet inzichtelijk genoeg? Weet iedereen wat hij wanneer moet opleveren en op welke manier? Een goede methode om daar inzicht in te krijgen, is het maken van een Process Map.

Met een Process Map breng je een bepaald proces in kaart. Daarvoor knip je het proces op in de kleinst mogelijk stappen en handelingen met de bijbehorende cruciale momenten, zoals een overdracht naar een andere afdeling of een kwaliteitscheck. Dit levert niet alleen waardevolle inzichten over de werkzaamheden en het proces op. Je maakt meteen zichtbaar waar de knelpunten zitten en dus de verbeterkansen. In een Process Map zie je waar dubbel werk wordt gedaan, waar er tijdsdruk zit en waar afhankelijkheden zijn.

Met je team samen op deze manier het proces in kaart brengen, bevordert bovendien ook de betrokkenheid van alle collega’s bij het proces. Iedereen draagt bij aan het inzichtelijk maken van de werkzaamheden en het proces. Zo krijgen collega’s ook meer begrip voor elkaars werk. En mijn ervaring is, dat niemand dubbel werk wil doen of het zijn collega lastig wil maken. Dus uiteindelijk is iedereen gemotiveerd om samen de procesverbetering te realiseren. Dat doe je vervolgens door het gewenste of ideale proces vast te leggen en daarna op te schonen wat niet meer nodig is of anders in te richten wat niet werkt.

Ik heb al bij meerdere klanten ervaren wat voor lekker gevoel en ruimte dit oplevert. In elk geval genoeg om de rest van dit jaar weer samen de schouders eronder te zetten en met plezier aan het werk te zijn. En net als de voorjaarsschoonmaak rondom huis, zul je dit regelmatig moeten herhalen. Want ook in je bedrijf sneeuwen zaken weer onder, moet je soms snoeien en regelmatig mesten om de boel spic en span te houden.

Wil je meer weten over het maken van een Process Map of inzicht in je processen?

Jan-Dirk van de Laar blogt als expert voor installatie.nl waar dit blog op 27 mei 2024 verscheen.